In het verleden werd er weinig aandacht besteed aan de facilitaire dienstverlening in de zorg. De waarde van de facilitaire dienstverlening werd niet erkend en ondergesneeuwd door andere afdelingen en diensten. Daarnaast is het een dienst waarop vaak bezuinigd werd en waar weinig ruimte was voor innovatie. Hoe kan het dan dat juist nu de facilitaire dienst een essentiële rol speelt? Hoe verandert die rol? En hoe optimaliseer je deze dienst zodat uw zorginstelling maximaal rendement hieruit haalt? In dit blog neem ik u mee in de ontwikkelingen binnen de facilitaire dienstverlening.
De ervaring leert dat de facilitaire dienst in de zorgsector steeds complexer wordt en de werkdruk toeneemt. Doordat er voorheen vaak één iemand of een select team voor de facilitaire dienst verantwoordelijk was zie je steeds vaker eilandjes ontstaan. Hierbij draagt eenieder zijn eigen verantwoordelijkheid.
Dankzij technologische ontwikkelingen ziet men steeds complexere werkzaamheden tegemoet. Het kopen van domotica is hier een goed voorbeeld van. Domotica betreft het toepassen van elektronica in huis om het leven 'gemakkelijk' te maken zodat ouderen of mensen met een handicap langer zelfredzaam kunnen blijven. Daarnaast hebben we te maken met veranderingen in de wet- en regelgeving maar ook een verandering in de behoeften van patiënten.
Zorginstellingen hebben gemerkt dat de facilitaire dienst een cruciale rol speelt in het totale zorgproces. Bij zorginstellingen zijn facilitaire taken meer dan bij andere organisaties verweven met de kern van de organisatie. Bijvoorbeeld het leveren van goede bedden, een goede catering voor patiënten en medewerkers, het zorgen voor een veilige en nette werkomgeving, de technische dienst die de continuïteit van de (medische) apparatuur waarborgt en de receptie die functioneert als visitekaartje en de patiënten op hun gemak stelt. Dit zijn allemaal typische facilitaire taken die tevens de kernactiviteiten betreffen van een zorgorganisatie. Het gaat hierbij immers niet om gescheiden processen, maar om de uitvoering binnen de keten.
Omdat er steeds meer interesse is voor facilitaire diensten brengt dit tegelijkertijd een hoger verwachtingspatroon met zich mee. Met als resultaat dat zorgmedewerkers maximaal worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden en patiënten de zorg krijgen die zij verdienen. Zeker in deze hectische tijd waar COVID-19 ervoor heeft gezorgd dat de druk op de zorg alleen maar is toegenomen, maar met name ook in de toekomst, is het van essentieel belang dat de facilitaire dienstverlening zijn aandacht behoudt en mag eisen.
Om een uniek inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van de organisatie is het van belang om constant contact te blijven houden met alle afdelingen binnen een organisatie. Alleen op die manier is het mogelijk om bepaalde signalen van verbetering op te vangen, en misschien duiden die signalen er wel op dat er verbetering noodzakelijk is.
Door snel inzicht te krijgen in de verschillende onderdelen die de bedrijfsvoering bepalen, is het mogelijk om snel bij te sturen en zo de gewenste situatie te bereiken. Hieronder 5 punten van aandacht om het facilitair bedrijf binnen de zorg naar een hoger niveau te tillen:
Zorg voor een heldere visie en strategie
Is de strategie die u hanteert voor het facilitair bedrijf in lijn met die van de gehele organisatie en draagt het handelen van het facilitair bedrijf echt bij aan de overkoepelende strategie? Een juiste strategie biedt focus en een richtpunt voor het stellen van doelen en een planning. Het hebben van een visie geeft een gevoel van bevrediging en richting aan jezelf of het bedrijf. Een goede visie helpt bij het definiëren van korte- en langetermijndoelen en draagt bij aan beslissingen die worden genomen. Vaak is de organisatievisie leidend. Als je daar je facilitaire visie niet op afstemt, heeft dat absoluut consequenties. Je bent als facilitaire afdeling nou eenmaal ondersteunend aan het primaire proces.
Kies voor een gedegen leiderschap
Is het leiderschap afgestemd op de gewenste cultuur binnen het facilitair bedrijf en wordt er actief gestuurd op hospitality? Bij een facilitair leiderschap ligt de nadruk niet op het beheersen en controleren van medewerkers, maar staat het ondersteunen van medewerkers in het uitvoeren van hun werk centraal. Het richt zich op het secundaire proces en beïnvloed hiermee indirect het primaire proces. Een goede visie en missie zijn natuurlijk mooi, maar iedere onderneming wordt afgerekend op het eindresultaat. Een goede manager biedt niet alleen de inspiratie, maar kijkt ook naar hoe diegene het bedrijfsproces efficiënter, productiever en hoogwaardiger kan maken.
Organisatie
Door in te zoomen op de organisatie van het facilitair bedrijf, wordt snel duidelijk of de organisatie geschikt is om de gestelde doelen efficiënt te bereiken. Hierbij is de hoofdvraag: zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het juiste niveau belegd en worden medewerkers qua mandaat en handelingsvrijheid gefaciliteerd om klantgericht en klantvriendelijk te handelen? Bij een zorginstelling zijn facilitaire taken meer dan bij andere type organisaties, verweven met de kern van de organisatie. Want typische facilitaire taken als het leveren van goede bedden en goed eten zijn tevens de kernactiviteiten van zorginstellingen.
Selecteer het juiste personeel en hen vaardigheden
Een modern en facilitair bedrijf is ingericht rondom de behoefte van de klanten en geeft klanten advies bij het maken van de juiste keuzes. Om deze adviserende rol, gecombineerd met operationele taken uit te voeren, is het van belang dat medewerkers over voldoende vaardigheden beschikken, zoals: sociale en communicatieve vaardigheden, plannen en organiseren, commercieel en financieel inzicht, strategisch vermogen, probleemoplossend en aanpassings vermogen.
Innoveer middels technologie
De zorg veranderd de komende jaren snel. Preventieve gezondheidszorg die veelal op afstand geleverd zal worden, groeit ontzettend snel. Dit kan niet zonder gebruik te maken van nieuwe technologieën. In een korte inventarisatie wordt snel duidelijk of de organisatie klaar is voor het gebruik van deze nieuwe technieken. Met name ook op het gebied van technologisch leiderschap wordt er de komende jaren veel gevraagd aan zowel het facilitair bedrijf als in de ondersteuning van het primaire zorgproces.
Door in een kort traject op basis van een aantal gerichte vragen aan diverse stakeholders te stellen en in kaart te brengen hoe uw organisatie op bovenstaande issues scoort, ontstaat er snel een goed en concreet verbeterplan.
Kortom wanneer je het verleden vergelijkt met het huidige beeld van facilitair management in de zorg, is deze tak van sport tegenwoordig onmisbaar in een zorgorganisatie. Niet alleen omdat het enorm veel diverse handelingen betreft en er inmiddels vele afdelingen onder het facilitair werkgebied vallen, ook doordat de huidige ontwikkelingen hiertoe leiden.